La feuille de présence mensuelle : à quoi sert la co-validation ?
Une feuille par enfant et par mois, relue et validée par l'assistante maternelle et par le parent. Ce qu'elle contient, qui peut la corriger, et ce que la validation partagée change en fin de mois.
L'équipe orkiday.com
Publié le 4 min de lecture
Sommaire
La fin du mois est le moment où les heures deviennent un salaire. Si l'assistante maternelle et le parent ne partent pas des mêmes heures, la discussion commence. La feuille de présence mensuelle et sa co-validation servent à l'éviter.
Ce que contient la feuille
orkiday.com génère une feuille de présence par enfant et par mois. Elle réunit :
- les horaires prévus au contrat ;
- les horaires réels ;
- le temps comptabilisé ;
- les indemnités du mois : entretien, repas, kilomètres ;
- une colonne de commentaires, où figurent les absences et leur type ;
- un récapitulatif du mois ;
- l'origine de chaque horaire.
Elle se consulte en ligne, s'imprime et s'enregistre en PDF. Vous pouvez ouvrir un exemple de feuille de présence (PDF).
D'où viennent les horaires
Deux sources alimentent la feuille.
La première est le pointage. À l'arrivée et au départ, le parent clique sur le prénom de son enfant, sur la tablette de l'entrée. L'heure est enregistrée à l'instant.
La seconde est la saisie de l'assistante maternelle. Elle corrige un oubli, complète un horaire manquant, déclare une absence.
Chaque horaire porte un symbole qui indique son origine :
- un rond pour un horaire pointé par le parent ;
- un losange pour un horaire saisi par l'assistante maternelle.
Personne n'a besoin de se demander qui a saisi quoi.
Une feuille complète avant d'être validée
La feuille peut être validée quand le mois est terminé et qu'il ne reste aucune anomalie. L'application en signale trois :
- une arrivée non pointée ;
- un départ non pointé ;
- un accueil prévu, sans pointage ni absence.
Seule l'assistante maternelle corrige. Le parent ne modifie pas les horaires : il les consulte, puis il valide.
La co-validation, étape par étape
- L'assistante maternelle relit la feuille, corrige ce qui doit l'être, puis la valide.
- Le parent la relit à son tour. S'il est d'accord, il la valide.
- S'il ne l'est pas, il le signale. L'assistante maternelle et le parent en parlent, elle ajuste l'horaire, et la feuille est validée sur cette base.
Une fois validée par les deux parties, la feuille fait référence pour le mois.
À quoi sert la feuille validée
Elle sert d'abord au calcul de fin de mois : salaire mensualisé, heures complémentaires et heures majorées, absences, indemnités.
Elle sert aussi de base à la feuille d'aide à la déclaration Pajemploi.
Elle sert enfin de justificatif. Horodatée et validée par les deux parties, elle atteste des temps d'accueil réels. L'assistante maternelle peut la présenter à la PMI, à son Relais Petite Enfance ou à son assurance.
Ce que la co-validation change
Sans document commun, chacun tient ses comptes. Un cahier d'un côté, des souvenirs de l'autre. L'écart se découvre en fin de mois, au moment de payer.
Avec une feuille co-validée, les deux parties partent du même relevé. L'assistante maternelle tient la feuille à jour ; le parent, qui emploie, la vérifie et la valide. Les horaires ne se discutent plus, ils se constatent.
La validation porte sur des faits : des heures d'arrivée, des heures de départ, des absences. Elle ne remplace pas le contrat. Si les horaires prévus ne conviennent plus, c'est le contrat qu'il faut revoir, par un avenant.
Trois habitudes qui facilitent la fin de mois
- Corriger un oubli le jour même, tant que chacun se souvient de l'heure.
- Déclarer les absences dès qu'elles sont connues, avec leur type.
- Relire la feuille ensemble en cas de doute, avant de valider.
